Nachfolgend erfahren Sie als Arbeitnehmer, was eine Abmahnung ist, was sie bewirkt und wie Sie auf eine Abmahnung reagieren können. Als Arbeitgeber erhalten Sie Informationen zu den Voraussetzungen einer Abmahnung und somit praktische Hinweise, die Sie vor Rechtsfehlern bei Ausspruch einer Abmahnung bewahren.
Definition und Einordnung der Abmahnung
Im Arbeitsalltag können Situationen entstehen, die Störungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auslösen, beispielsweise aufgrund von Verstößen gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten. Um auf solche Pflichtwidrigkeiten eines Verhaltens hinzuweisen und sie für die Zukunft zu verhindern, ist es dem Arbeitgeber möglich, mithilfe einer Abmahnung ein konkretes Fehlverhalten zu rügen und arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung für Wiederholungsfälle anzudrohen.
Dabei übernimmt die arbeitsrechtliche Abmahnung verschiedene Funktionen:
Sie fungiert als Wirksamkeitsvoraussetzung für eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber, die auf ein vertragswidriges Verhalten gestützt wird. Eine derartige verhaltensbedingte Kündigung darf in der Regel erst nach einer zuvor erfolgten, dieselbe Pflichtverletzung betreffende Abmahnung ausgesprochen werden.
Zudem erfüllt die Abmahnung eine Dokumentations- und Beweisfunktion. Auch wenn die Abmahnung formfrei ist und damit sogar mündlich ausgesprochen werden kann, so sollte sie schriftlich erfolgen und in die jeweilige Personalakte genommen werden, um Unklarheiten zu vermeiden und später als Beweis mit Blick auf eine mögliche nachfolgende Kündigung zu fungieren.
Vor allem jedoch bezweckt die Abmahnung den Hinweis und damit zusammenhängend die Warnung des Arbeitnehmers bezüglich seines Fehlverhaltens und den darauffolgenden Konsequenzen. Sinnbildlich zeigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer „die gelbe Karte“, jedoch noch nicht „die rote Karte“, da Wert daraufgelegt wird, das Arbeitsverhältnis vorerst aufrecht zu erhalten.
2. Voraussetzungen für eine wirksame Abmahnung
Für eine Abmahnung im Arbeitsrecht müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein.
So muss zuerst das vorgeworfene Fehlverhalten konkretisiert werden. Hierzu ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber die gerügten Vorfälle (mit Datum, Uhrzeit und Inhalt) genau bezeichnet und beschreibt. Anschließend muss dargestellt werden, dass und aus welchem Grund das Verhalten des Arbeitnehmers und die damit zusammenhängenden Vorfälle aus Sicht des Arbeitgebers einem nicht duldsamen Pflichtverstoß entsprechen.
Zusätzlich zu dieser erfolgten Rüge muss der Arbeitgeber dringlich dazu auffordern, zukünftig die Arbeitspflichten einzuhalten. Zudem hat der Arbeitgeber darauf hinzuweisen, dass für den Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen ist, die ebenfalls in der Abmahnung genannt werden sollten.
Außerdem muss die Abmahnung verhältnismäßig sein und darf nur bezüglich Umständen erfolgen, die auf dem Verhalten des Arbeitnehmers beruhen (verhaltensbedingte Pflichtverletzungen).
Bevor die Abmahnung erteilt bzw. in die Personalakte übernommen wird, kann (muss aber nicht!) die Anhörung des Arbeitnehmers erfolgen, um Stellungnahme ermöglichen und eventuelle Missverständnisse vermeiden zu können.
Grundsätzlich ist für das Aussprechen der Abmahnung keine Frist einzuhalten.
3. Handlungsoptionen von Arbeitnehmern nach Erhalt der Abmahnung
Nach Erhalt einer Abmahnung haben die Arbeitnehmer mehrere Handlungsoptionen:
Als Arbeitnehmer können Sie eine Gegendarstellung verfassen und von Ihrem Arbeitgeber verlangen, dass diese zu Ihrer Personalakte genommen wird. Somit kann der Arbeitnehmer schriftlich Stellung zu den in der Abmahnung erhobenen Vorwürfen nehmen, indem er in der Gegendarstellung die eigene Sicht der Vorkommnisse schildert und die erhobenen Vorwürfe relativiert und entkräftet. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Gegendarstellung sachlich formuliert ist und der vorgeworfene Verstoß nicht ausdrücklich zugegeben wird, um in einem eventuellen späteren Rechtsstreit möglichst viele Handlungsoptionen zu haben.
Ist die Abmahnung nicht gerechtfertigt, so hat der Arbeitnehmer einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch (in Form einer Klage) auf Beseitigung und Rücknahme der Abmahnung aus der Personalakte. Gründe dafür können beispielsweise fehlende Konkretisierungen oder unwahre Tatsachenbehauptungen sein.
Ist die Abmahnung allerdings zu Recht erteilt worden, so kann eine Entfernung aus der Personalakte nur dann verlangt werden, wenn das gerügte Verhalten mittlerweile für das Arbeitsverhältnis bedeutungslos ist. Hat der Arbeitgeber jedoch ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung, besitzt er ein Recht auf den Verbleib der Abmahnung in der Personalakte.
Auch Abwarten ist durchaus eine Handlungsoption. Hierdurch wird der Konflikt innerhalb des bestehenden Arbeitsverhältnisses nicht weiter angeheizt. Zudem kann noch im Rahmen eines späteren Kündigungsschutzverfahrens die Unwirksamkeit der Abmahnung vorgebracht und damit auch die Erfolgsaussichten im Kündigungsschutzprozess verbessert werden.
Unser Beratungsangebot an Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Wie die vorstehenden Ausführungen zeigen, sind im Zusammenhang mit der Erstellung einer Abmahnung vielfältige Punkte zu beachten. Sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber bieten wir bei Holthausen & Maaß, Fachanwälte für Arbeitsrecht, PartmbB eine umfassende, persönliche Beratung mit spezifischen Handlungsempfehlungen bezogen auf die Umstände des Einzelfalles. Auch sind wir Arbeitgebern gerne bei der Erstellung von Abmahnungen behilflich. Arbeitnehmer unterstützen wir gerne bei der Fertigung von Gegendarstellungen. Selbstverständlich beantworten wir in einem Beratungsgespräch nach Terminvereinbarung mit unserem Sekretariat alle Ihre Fragen. Wir vertreten Sie bundesweit mit Ihrer Klage vor den Arbeits- und Landesarbeitsgerichten und wenn die Revision eröffnet ist, auch vor dem Bundesarbeitsgericht in Erfurt. Dabei übernehmen wir bei Arbeitnehmern auch die Korrespondenz mit der Rechtsschutzversicherung ausgehend von der Deckungsanfrage bis zur Abrechnung und Regulierung Ihrer Angelegenheit.